Za pomocą profilu zaufanego pz.gov.pl można można m.in. podpisywać cyfrowo swoje dokumenty, pobrać je i przesyłać/załączać do swojej e-korespondencji.

Zobacz krótką instrukcję, a równocześnie przykład podpisanego dokumentu PDF:

Tak podpisany dokument można pobrać i wysłać dalej w postaci elektronicznej.
Informacje o podpisie widoczne w dokumencie:
Podpisane przez: Minister do spraw informatyzacji - pieczęć podpisu zaufanego
Certyfikat jest kwalifikowany zgodnie z rozporządzeniem UE 910/2014 Aneks III
Powód: Opatrzono pieczęcią ministra właściwego do spraw informatyzacji w imieniu: (Imię Nazwisko, …)

Poprawność e-podpisu zaufanego można zweryfikować w darmowej aplikacji Adobe Acrobat Reader. Są też inne narzędzia. Również można skorzystać z przeglądarki internetowej.

.

Podpis zaufany jest uregulowany w ustawie o informatyzacji (Dz.U.2024.307), która dotyczy ściśle określonych podmiotów publicznych
(m.in. organów administracji publicznej, sądów, prokuratury, jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych i funduszy celowych, ZUS, KRUS, NFZ, SPZOZ, uczelni, federacji podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki, instytutów badawczych, instytutów działających w ramach Sieci Badawczej Łukasiewicz, jednostek organizacyjnych tworzonych przez Polską Akademię Nauk, Polskiej Komisji Akredytacyjnej, Rady Doskonałości Naukowej - art. 2 ust. 1)
.
Szersze zastosowanie ma podpis osobisty (Dz.U.2022.671 - ustawa o dowodach osobistych), który zgodnie z prawem ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu w stosunku do podmiotu publicznego. Dodatkowo może być wykorzystany w innych relacjach, np. cywilnoprawnych z kontrahentem w przypadku obopólnej zgody stron (art. 12d). Podpis osobisty występuje w kpa, w prawie podatkowym, w informatyzacji i doręczeniach elektronicznych, w sprawozdaniach finansowych spółek, we wnioskach do KRS i w skargach do WSA/NSA.
Pomimo tego, że podpis osobisty jest podpisem wyższej klasy w stosunku do podpisu zaufanego, to jest (na razie) pewna niedogodność w jego weryfikowaniu.
.
Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U.2024.572 t.j.) przywołuje te podpisy w art. 14. (Zasada pisemności postępowania…) § 1a.:
Sprawy należy prowadzić i załatwiać na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej.
Pisma utrwalone w postaci papierowej opatruje się podpisem własnoręcznym.
Pisma utrwalone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią.